Pikolin instala el Módulo de Contratas de Ibernex

El módulo de contratas está orientado al control de los documentos de empresas subcontratadas y, en particular, de los documentos de sus empleados y vehículos. Gracias a esto, se asegura en todo momento que las contratas externas solo tengan acceso a las instalaciones si disponen de todos los documentos en regla.

Permite definir las obras presentes o futuras o las acciones de mantenimiento necesarias, qué empresas están subcontratadas para realizar cada una de ellas, qué empleados y vehículos van a realizar las obras y, lo más importante, qué documentos deben tener al corriente para poder realizar los trabajos. Si un trabajador o vehículo no tiene todos sus documentos al día, se le denegará automáticamente el acceso al recinto. Si una empresa no tiene alguno de sus documentos actualizados, también se le denegará la entrada a cualquier empleado o vehículo de dicha empresa.

Algunos de los documentos necesarios son: Certificado negativo de descubiertos a la Seguridad Social, TCs, Listado de Fichas de Seguridad de los Productos Químicos que traigan a las instalaciones, Evaluación de Riesgos y Planificación de la actividad preventiva del puesto de trabajo a desempeñar para la obra o servicio contratado…

Para agilizar la presentación de la documentación, la licencia incluye un Portal Web, que permite a las empresas subcontratadas gestionar toda la documentación telemáticamente. Por seguridad, los documentos enviados electrónicamente requieren de la validación por parte de un supervisor de la empresa contratante, que los aceptará o rechazará. Los empleados externos no podrán acceder a la instalación hasta que toda su documentación sea validada.

Para aligerar aún más el trabajo, existe un sistema de avisos por correo electrónico, que avisa a los responsables de las empresas subcontratadas para que renueven la documentación que esté a punto de caducar y, también avisa al encargado de revisarlos cuando hay documentos pendientes de validar.

Además de poder consultar toda esta documentación, se puede examinar el estado de las entidades actuales y generar informes a medida. Existen cinco informes predeterminados:

• Participación en las obras: Resumen del estado de las diferentes subcontratas
• Estado de las entidades: Muestra un resumen de las subcontratas, indicando: los documentos que debe tener en orden cada una de ellas; los errores en la documentación, si los hay; y si están activas.
• Documentación de entidades activas: Listado de los documentos subidos por las subcontratas.
• Documentos actuales: Muestra solo los documentos actuales para cada una de las entidades
• Histórico de documentos: Relación con todos los documentos presentes en el sistema.

A modo de resumen, este nuevo módulo permite:

• Funcionar en entorno web, para las subcontratas y cliente servidor
• Cada empresa subcontratada carga su propia documentación telemáticamente, para tenerla siempre al corriente
• Archivar de manera lógica los documentos actuales e históricos
• Borrar documentos caducados tras un tiempo configurable
• Avisa a las contratas y subcontratas mediante emails automáticos cuando la documentación ha sido validada, rechazada o ha caducado.
• Exporta información a formatos PDF y EXCEL
• Posibilidad de personalizar la web y los informes
• Facilita la obligación de la Empresa Titular de intercambio de información al poder descargar de forma exclusiva los documentos, cumpliendo con el R.D. 171/04
• Gestión de las empresas y sus trabajadores
• Gestión de la duración de las obras
• Configurable para varios idiomas
• Garantiza el cumplimiento de la LOPD: La documentación requerida solo la pueden ver los responsables de la empresa subcontratada (que son quienes la suben) y los administradores de la empresa contratante (que son quienes la validan)
• Acceso a la web personalizado mediante Usuario y Contraseña
• Posibilidad de adquirirse junto con el módulo de Accesos (NX0121), por el que se podrá permitir o rechazar automáticamente el acceso de los empleados subcontratados a las empresas o a diferentes zonas de ésta
• Con solo un vistazo se puede saber el estado de los documentos dependiendo de su color:
• Rojo: Documentación errónea, no subida, caducada, sin acceso
• Negro: Documentación correcta y validada
• Azul: Documentación sin validar

Pikolin ha sido la primera empresa en confiar en esta novedosa solución de Ibernex en su nueva fábrica en Zaragoza, permitiéndole gestionar de manera sencilla y clara la documentación necesaria de sus subcontratas.

Desde Ibernex estamos encantados de seguir avanzando en el desarrollo de producto para poder abarcar todas las necesidades de nuestros clientes, tanto sanitarios como industriales o de cualquier otro sector.